Projektplanung Teil I – Strukturplanung
Vor Durchführung der Projekte sollte eine systematische Planung erfolgen. Es soll verhindert werden, dass Projekte scheitern oder die Ergebnisse nicht wie erwünscht ausfallen. In diesem sowie in weiteren Artikeln werde ich auf die Aktivitäten und passende Werkzeuge in der Projektplanung eingehen.
Schritte der Projektplanung
Die Projektplanung beginnt, wenn die Phase der Projektinitiierung abgeschlossen ist. Somit ist der Projektauftrag abgenommen, Projektleitung und Projektorganisation stehen fest. Ebenso sollte das Kick-Off-Meeting bereits stattgefunden haben.
Folgende Schritte sind in der Projektplanung vorgesehen:
Schritte der Projektplanung
Das Ergebnis dieser Phase ist der Projektplan. Dieser wird schriftlich festgehalten und enthält alle detaillierten Informationen. Am Ende der Projektplanungsphase wird der Projektplan von AuftraggeberInnen verabschiedet. Auf Basis des Projektplans wird das Projekt durchgeführt.
Strukturplanung
In der Strukturplanung werden sinnvolle Aufgaben und Teilaufgaben zur Erreichung des Projektziels definiert. Fehler, welche in diesem Schritt entstehen, werden oft zu spät erkannt und gefährden meist das Projekt. Die einzelnen Aufgaben werden als Arbeitspakete definiert.
Bei der Strukturplanung sind unterschiedliche Vorgehensweisen möglich. Man kann das Projekt als Ganzes betrachten und so die Aufgaben identifizieren. Dieser Ansatz wird auch als „bottom-up“ (von unten nach oben“) bezeichnet. Der analytische Ansatz beginnt beim Projektziel und leitet aus dieser Sicht Aufgaben ab. Diese Vorgehensweise wird als „top-down“ bezeichnet („von oben nach unten“). In der Praxis vermischen sich jedoch oft beide Vorgehensweisen bis der Projektstrukturplan fertig gestellt ist.
Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan beinhaltet somit alle Teilaufgaben und Arbeitspakete des Projektes. Die Anordnung erfolgt hierarchisch. Die Darstellung kann grafisch, tabellarisch oder als Aufzählung erfolgen. Nach DIN—Normen 69900 gibt es drei Gliederungsprinzipien: funktionsorientierte, objektorientierte und eine phasenorientierte Gliederung.
Wie viele Aufgaben und Arbeitspakete ein Projekt enthält ist vom Projekt selbst abhängig. Es ist wichtig darauf zu achten, dass nicht zu viele Arbeitspakete definiert werden und sich die einzelnen Aufgaben nicht überlappen. Folgende Informationen sollten ein Arbeitspaket beschreiben:
wesentliche Informationen zur Beschreibung von Arbeitspaketen (vgl. Ammenwerth)
Zur Erstellung eines Projektstrukturplans gibt es einige Tools von unterschiedlichen Anbietern. Es sind aber auch im Internet viele Vorlagen zu finden, die beispielsweise auf Basis von PowerPoint oder Excel erstellt wurden.
Beispiel eines Projektstrukturplans anhand eines “Büroumzugs” (https://de.wikipedia.org/wiki/Projektstrukturplan)
Methoden und Werkzeuge
Zur Unterstützung der Projektplanung können unterschiedliche Methoden und Werkzeuge eingesetzt werden. Vor allem Kreativitätsmethoden und die „5-Stufen-Methode“ eignen sich für die Strukturplanung.
Kreativitätsmethoden
Kreativitätsmethoden führen die TeilnehmerInnen mittels definiertem Verfahren zu neuen Ideen oder Lösungen von Problemen. Im Bereich der Projektplanung können diese bei der Strukturplanung wie auch in der Risikoanalyse eingesetzt werden. Aber auch in der Systembewertung sind diese Methoden einsetzbar, um beispielsweise Bewertungskriterien und Sollwerte festzulegen. Einige Kreativitätsmethoden wären:
– Brainstorming
– Kärtchenmethode
– Mind-Mapping
– Metaplan-Methode
– Delphi-Methode
5-Stufen-Methode zur systematischen Strukturplanung
Mit der 5-Stufen-Methode kann das Ergebnis der Projektplanung nachvollziehbar top-down festgehalten werden. Das Ergebnis des Strukturplans sollte für Außenstehende nachvollziehbar und transparent sein. Dies ist einfacher zu erreichen, wenn der Strukturplan top-down dargestellt wird.
Aspekte der 5-Stufen-Methode (vgl. Ammenwerth)
Die Schritte der Ablaufplanung, Ressourcenplanung und Risikoanalyse werden in weiteren Artikeln betrachtet.
Weitere Quelle:
Ammenwerth E. et al. (2015). IT-Projektmanagement im Gesundheitswesen (2. Auflage). Schattauer Verlag. Stuttgart
Beispiele für Projektstrukturplan-Vorlagen:
Smartsheet
Bildungsbibel
IONOS
