Pflegedokumentation in Krankenhäusern – eine quantitative Studie

Das Whitepaper „Pflegedokumentation in Krankenhäusern – Eine quantitative Studie“ (2023) des Fraunhofer IML gibt einen Überblick der Ist-Situation von der Pflegedokumentation in deutschen Krankenhäusern. Die Studie steht im Zusammenhang mit dem Forschungsprojekt „Eingabefreie Station – Bewegungsbasierte Aufnahme von Pflegetätigkeiten zur automatisierten Dokumentation im Krankenhaus“.

Ziel der Studie

Im Rahmen der Studie wurden 74 Pflegefachpersonen aus drei Krankenhäusern in Deutschland zur aktuellen Situation der Pflegedokumentation befragt. Zusätzlich sollte die Bereitschaft der Pflegenden zur Nutzung technischer Assistenzsysteme in ihrem Arbeitsumfeld erhoben werden. Die Studie besteht aus einer Befragung und einer sensorbasierten Messung. Der Schwerpunkt lag bei der Prozessanalyse im Zusammenhang mit der Pflegedokumentation. Vor allem bzgl. Zeitaufwandes, Zeitpunkte, Dokumentationsorte und Störgrößen.

Kurzfassung der Ergebnisse

Die Befragung kam zu dem Ergebnis, dass eine Pflegefachperson während der Schicht durchschnittlich 52 Minuten mit der Dokumentation der durchgeführten Pflegetätigkeiten benötigt. Es wurde festgestellt, dass die meisten Probleme, welche im Arbeitsalltag auftraten, durch technische Assistenzsysteme behoben werden könnten. Dies würde von den Betroffenen als Möglichkeit zur Entlastung im Pflegealltag gesehen werden. Dies wiederum bestätigte, dass die befragten Pflegefachpersonen eine hohe Technikbereitschaft zeigen und befürworten neue Entwicklungen.

Die Befragung wurde durch eine sensorbasierte Langzeitmessung ergänzt. Die teilnehmenden Stationen und Pflegefachpersonen wurden mit innovativer Sensorik ausgestattet. Die Messdaten wurden mittels Deep Learning-Algorithmen ausgewertet. Durch diese Messung konnte eine durchschnittliche Dokumentationsdauer von 109 Minuten pro Schicht dargelegt werden. Das ist ein höheres Ergebnis als die Angaben aus der Einschätzung der befragten Pflegepersonen. Durch diese Messungen konnten weitere Erkenntnisse im Bereich des Pflegeprozesses gewonnen werden. So wurde die durchschnittliche Aufenthaltsdauer des Pflegefachpersonals in tätigkeitsrelevanten Räumen ermittelt. Sowie hauptsächliche Dokumentationsorte und Zeitpunkte und mögliche Problemfelder im Ablauf der täglichen Arbeitsroutinen festzustellen.

Aufwände für die Pflegedokumentation

Die Dokumentation basiert auf Papier und vereinzelt in einer digitalen PatientInnenakte. Pro Schicht (7,8 Stunden) schätzten die Befragten den Aufwand im Durchschnitt auf 52 Minuten. Administrative Tätigkeiten sind hier nicht berücksichtigt.

Befragung: Dokumentationsdauer pro Schicht; Quelle: https://publica-rest.fraunhofer.de/server/api/core/bitstreams/bfe02898-85ff-4f64-93bd-efe3968fd9b7/content

Problemfelder

Das Erkennen von Problemen im Arbeitsalltag ist eine wichtige Voraussetzung zur Optimierung der Abläufe. Das hohe PatientInnenaufkommen, nicht ausreichende Arbeitsmittel, unzureichende Kommunikation und Koordination zwischen den Berufsgruppen sind einige der täglichen Herausforderungen für die Pflegefachpersonen.

Befragung: allgemeine Probleme im Arbeitsablauf; Quelle: https://publica-rest.fraunhofer.de/server/api/core/bitstreams/bfe02898-85ff-4f64-93bd-efe3968fd9b7/content

Pflegedokumentation

Die meisten Befragten gaben an, dass die Dokumentation nicht direkt nach dem PatientInnenkontakt erfolgen kann. Aufgrund Zeitgründen wird gesammelt dokumentiert. Dadurch werden oft Informationen zur Erfassung vergessen, man kann sich nicht mehr genau erinnern oder Details werden nachgetragen. Die Pflegenden erkennen dadurch Lücken in der Dokumentation.

Der Dokumentationsprozess wird häufig unterbrochen, dies erhöht die Fehleranfälligkeit oder man muss die Akte erst suchen. Mehraufwände entstehen durch Doppeldokumentation (Papier und System).

Durch Assistenzsysteme könnte die Dokumentationszeit reduziert werden. Der Großteil der Pflegepersonen kann sich eine technische Unterstützung und sogar eine teilweise automatisierte Dokumentation vorstellen. Fehler und Informationsverluste könnten dadurch reduziert werden.

Befragung zur Pflegedokumentation I; Quelle: https://publica-rest.fraunhofer.de/server/api/core/bitstreams/bfe02898-85ff-4f64-93bd-efe3968fd9b7/content

Befragung zur Pflegedokumentation II; Quelle: https://publica-rest.fraunhofer.de/server/api/core/bitstreams/bfe02898-85ff-4f64-93bd-efe3968fd9b7/content

Befragung Pflegedokumentation III; Quelle: https://publica-rest.fraunhofer.de/server/api/core/bitstreams/bfe02898-85ff-4f64-93bd-efe3968fd9b7/content

Technikbereitschaft

Die Mehrheit der befragten Pflegefachpersonen ist offen gegenüber technischen Neuentwicklungen und haben keine Angst im Umgang mit diesen Systemen. Durch die wachsende Technik im Alltag fühlen sich die meisten dem Umgang mit neuer Technik gewachsen.

Befragung Technikakzeptanz; Quelle: https://publica-rest.fraunhofer.de/server/api/core/bitstreams/bfe02898-85ff-4f64-93bd-efe3968fd9b7/content

Dokumentationszeiten

Die Messergebnisse umfassen sämtliche Tätigkeiten am PC und ergaben eine durchschnittliche PC-Nutzung von 105 Minuten während der Frühschicht und 114 Minuten in der Spätschicht. Diese Werte sind um die Dokumentationstätigkeiten am PatientInnenbett zu ergänzen. Die Messergebnisse liegen höher als die Angaben aus den Befragungen.

Weitere Prozesskennzahlen konnten die zeitliche Verteilung auf der Station darstellen. Der operative Stationsalltag könnte somit analysiert und optimiert werden:

• Tätigkeiten an PatientInnen und Wege dazwischen (Wegzeit, Flure): ca. 51 %
• Arbeit im Stationsraum Küche: 12,4 %
• Arbeit außerhalb der Station: 6,9 %
• Aufenthalt in Stationszimmern: 27,7 %

Ebenso konnte die zeitliche Verteilung der Aufenthaltsorte über den Tagesablauf ermittelt werden. Die PatientInnenzimmer werden zu jeder Stunde mindestens 17 % besucht. Während der Grundpflege sogar über 53 %. Die meiste Aufenthaltsdauer in den Stationsräumen fand zwischen 15:00 und 16:00 mit 53 % und zwischen 20:00 und 21:00 zu 42 % statt.

Messung PC Nutzung je Messstunde; Quelle: https://publica-rest.fraunhofer.de/server/api/core/bitstreams/bfe02898-85ff-4f64-93bd-efe3968fd9b7/content

Messung Verteilung der Stationsräume in Prozent und Messzeiten; Quelle: https://publica-rest.fraunhofer.de/server/api/core/bitstreams/bfe02898-85ff-4f64-93bd-efe3968fd9b7/content

Messung zeitlicher Verlauf des Aufenthaltes auf der Station nach Typ; Quelle: https://publica-rest.fraunhofer.de/server/api/core/bitstreams/bfe02898-85ff-4f64-93bd-efe3968fd9b7/content