Integration von Trainingsvideos in eine Dokumentationssoftware

Die moderne Arbeitswelt wird zunehmend digitalisiert und der Bedarf an effizienten und zugänglichen Schulungsressourcen wächst stetig. Die Integration von Trainingsvideos in digitale Dokumentationssoftware stellt eine zeitgemäße und effektive Methode dar, um MitarbeiterInnen zu schulen und kontinuierlich weiterzubilden.

Relevanz und Nutzen von Trainingsvideos in der digitalen Dokumentation

In vielen Unternehmen wird Wissen traditionell durch schriftliche Dokumente weitergegeben. Diese Methode hat jedoch ihre Grenzen, insbesondere wenn es darum geht, komplexe Prozesse oder Bedienungen von Systemen zu vermitteln. Hier kommen Trainingsvideos ins Spiel. Sie ermöglichen eine anschauliche und praxisnahe Darstellung von Inhalten, die über reinen Text hinausgeht.

Lernvideos zählen zu den zeitgemäßen Lernmethoden, geben eine visuelle Lernunterstützung und sind jederzeit abrufbar. Dadurch können folgende Vorteile erkannt werden:

• verbesserte Verständlichkeit: Durch die visuelle und auditive Darstellung von Inhalten können komplexe Themen verständlicher vermittelt werden. MitarbeiterInnen können die Videos in ihrem eigenen Tempo anschauen, pausieren und wiederholen.
• Effizienzsteigerung: Videos können standardisierte Schulungsprozesse unterstützen und so den Aufwand für persönliche Schulungen reduzieren.
• Flexibilität: MitarbeiterInnen können sich unabhängig von Ort und Zeit weiterbilden.
• Motivation und Engagement: Ansprechende Videos können die Motivation der MitarbeiterInnen steigern und das Engagement für das Lernen fördern.

Herausforderungen und Problemfelder bei der Integration von Schulungsvideos in Dokumentationssysteme

Die Integration von Schulungsvideos in digitale Dokumentationssoftware bietet viele Vorteile, jedoch gibt es auch Herausforderungen und Problemfelder, die berücksichtigt werden müssen, um den Erfolg solcher Initiativen sicherzustellen. Hier sind einige Punkte, die beachtet werden sollten:

• Hoher Aufwand bei der Produktion und Wartung der Videos.
• Technische Voraussetzungen bei der Integration der Videos im System bedenken (z.B.: können Videos mit Ton auch gehört werden – zur Verfügung stehende Hardware und Möglichkeiten auf der Station).
• Videos benötigen mehr Speicherplatz und Bandbreite als textbasierte Dokumente.
• Im Sinne der BenutzerInnenakzeptanz ist es wichtig, Videos so zu gestalten, dass sie für alle Lernstile und -präferenzen geeignet sind.
• Es ist wichtig, sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu diesen Videos haben und die Inhalte sicher gespeichert und übertragen werden.
• Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Datenschutzgesetze einhalten und die Privatsphäre ihrer MitarbeiterInnen schützen.

Umsetzungsmöglichkeiten im BaseCaSol

Im Dokumentationssystem der Firma Care Solutions GmbH ist es möglich auch Videos einzubetten. Diese können von fachlich inhaltlichen Schulungen bis zu Anleitungen der Systemnutzung reichen.

Es ist möglich die Videos einzeln dem thematischen Bereich zu zuordnen, wie beispielsweise eine fachliche Schulung zum Pflegeprozess oder eine Schritt für Schritt Anleitung der Wunderfassung im WCaSol. Stattdessen oder zusätzlich kann auch eine eigene View konfiguriert werden, welche alle Videos enthält.

Beispielhafte Darstellung eines Trainingsvideos im Dialog der Wundtherapieanordnung; WCaSol, Care Solutions GmbH

Beispielhafte Darstellung einer View zur Darstellung der Trainingsvideos, BaseCaSol, Care Solutions GmbH

Fazit

Die Integration von Trainingsvideos in digitale Dokumentationssoftware stellt einen bedeutenden Fortschritt in der betrieblichen Weiterbildung dar. Sie bietet zahlreiche Vorteile, von der verbesserten Verständlichkeit und Effizienz bis hin zur erhöhten Flexibilität und Motivation der MitarbeiterInnen.

Trotz allem müssen Unternehmen die damit verbundenen Herausforderungen sorgfältig planen und managen. Durch eine strategische Herangehensweise, die sowohl technische als auch organisatorische Aspekte berücksichtigt, können diese Herausforderungen überwunden und die Vorteile voll ausgeschöpft werden.

Ein Feedback-Mechanismus würde das Projekt abrunden. So kann festgestellt werden, ob die Videos ihre Ziele erreichen und die MitarbeiterInnen sowie das Unternehmen tatsächlich davon profitieren.