Der Projektabschluss
Nun kommen wir zur letzten Phase eines Projektes – der Projektabschluss. Wir werden uns ansehen, welche Inhalte ein Projektabschlussbericht haben könnte und was ein Projektreview ist.
Das Projektende naht
Ein Projekt hat immer einen Startzeitpunkt und einen Endtermin. Ein klarer Projektabschluss ist für alle Projektbeteiligten wichtig. Durch die Abnahme des Projektes werden Projektleitung und Projektteam entlastet und können sich wieder anderen Projekten oder auf deren Linienaufgaben konzentrieren. Ebenso ist für alle weiteren Betroffenen deutlich, dass nun der Routinebetrieb startet z.B. bei Einführungsprojekten. Ein konkreter Abschluss lässt auch sozusagen „ein Hakerl“ setzen und das Projektteam kann nach der Abnahme wieder aufatmen und die Projekterfolge feiern.
Der Projektabschluss beinhaltet aber auch noch einige Aktivitäten. Es muss ein Abschlussbericht erstellt werden und es folgt eine Abschlusspräsentation zum Projekt. Ebenfalls sollte ein Projektreview stattfinden und das Projektteam aufgelöst werden.
Der Abschlussbericht
Der Abschlussbericht umfasst die wichtigsten Informationen der Verlaufs- und Ergebnisdokumentation. Je genauer und strukturierter die Dokumentation während des Projektes geführt wurde, umso einfacher kann der Abschlussbericht erstellt werden.
Zu Beginn ist der Projektplan vorzustellen und auf ggf. notwendige Änderungen einzugehen. Die Ergebnisdarstellung sollte kurz und bündig aber vollständig sein. Bei größerem Umfang kann auch auf eigenständige Dokumente verwiesen werden. Zum Ende folgt eine Diskussion und ein Ausblick auf mögliche Folgeprojekte.
Der Abschlussbericht ist eine wichtige Voraussetzung für die Projektabnahme. Ebenso kann der Bericht auch noch in späterer Folge über den Projektablauf informieren. So ist auch eine Erfahrungssicherung als Vorlage für künftige Projekte abgelegt.
mögliche Gliederung eines Abschlussberichts (vgl. Ammenwerth, 2015)
Die Abschlusspräsentation
Für die AuftraggeberInnen und weitere Interessierte sollte eine mündliche Präsentation über den Projektverlauf stattfinden. Besonderes Augenmerk sollte auf die Projektziele und die Ergebnisse gelegt werden. Eine sorgfältig vorbereitete Präsentation ist hier besonders wichtig. Zusätzlich könnte eine weitere Präsentation für eine andere Zielgruppe wie beispielsweise künftige AnwenderInnen eingeplant werden. Hier sollte man eher auf die Ergebnisse und die weitere Vorgehensweise eingehen.
Der Aufbau der Präsentation sollte sich auf die Zielsetzung und Ergebnisse des Projektes konzentrieren.
Die Projektabnahme
Wurden die letzten Details bei der Abschlusspräsentation geklärt und der Abschlussbericht von ProjektauftraggeberIn akzeptiert, so kann das Projekt formal abgenommen werden. Dies kann durch das Unterschreiben des Abschlussberichtes erfolgen.
Neben dem Abschlussbericht können noch weitere Aktivitäten anfallen. Beispielsweise die formale Überprüfung der erreichten Ziele, Nachkalkulation der Aufwände und Kosten, offene Restzahlungen erheben, unerledigte Aufgaben sammeln und Umsetzungen überwachen sowie eine Übergabe der Projektergebnisse an neue Verantwortliche.
Der Abschlussbericht und die Unterlagen der Abschlusspräsentationen stellen die Projektabschlussdokumentation dar.
Der Projektreview
Vor Auflösung des Projektteams sollte auch ein Projektreview durchgeführt werden.
Im Rahmen einer Projektabschlusssitzung kann durch das gesamte Projektteam das Projekt in inhaltlichen und organisatorischen Punkten reflektiert werden. Was ist gut gelaufen, was könnte man retrospektiv besser machen, was hat man daraus gelernt, usw. Das sind wichtige Erkenntnisse, die aus jedem Projekt mitgenommen werden können. Diese haben Einfluss auf vergleichbare künftige Projekte. Zur Vorbereitung können im Vorfeld mit den Projektbeteiligten Interviews durchgeführt werden. Die Ergebnisse zu den Hard- und Soft Facts fließen dann in die Projektabschlusssitzung ein.
In dieser Sitzung ist es aber auch wichtig, dass man den Einsatz der einzelnen Projetteammitglieder wertschätzt, sich bedankt und den Einsatz lobt. Ebenso sorgt eine kleine Abschlussfeier für ein positives und emotionales Abschließen des Projektes für das Projektteam.
Auch wenn ein Projekt nicht erfolgreich beendet werden konnte, sollte ein Review abgehalten werden. Gerade dann ist es wichtig, die Problemfelder zu analysieren, um für die weiteren Projekte zu lernen.
weitere Quelle:
Ammenwerth E. et al. (2015). IT-Projektmanagement im Gesundheitswesen (2. Auflage). Schattauer Verlag. Stuttgart
