Projektdurchführung Teil I – Projektüberwachung
Ist die Projektplanung abgeschlossen, so werden die im Projektplan definierten Arbeitspakete in der vorgegebenen Reihenfolge abgearbeitet. Während dieser Phase ist die Durchführung der Arbeitspakete zu überwachen und bei Bedarf korrigierend einzugreifen. In den folgenden zwei Artikeln unserer Projektmanagementserie möchte ich auf einige wichtige Punkte der Projektdurchführung eingehen.
Aufgaben der Projektleitung während der Projektdurchführung
Während die ProjektmitarbeiterInnen deren geplante Arbeitspakete abarbeiten, hat die Projektleitung andere Aufgaben während der Phase der Projektdurchführung. Die Projektleitung überwacht die Bearbeitung der Arbeitspakete und muss ggf. steuernd eingreifen. Des Weiteren muss das Projektteam geführt werden, Sitzungen sind zu managen, Zwischenergebnisse müssen präsentiert werden, Projektdokumentation ist fortlaufend zu führen, fortlaufendes Schreiben der Risikoanalyse und des Projektplanes. Des Weiteren ist auch das Projektmarketing eine wichtige Aufgabe der Projektleitung.
Projektüberwachung
Zur Projektüberwachung versteht man die ständige Überwachung des Projektverlaufs und das rechtzeitige Erkennen und Behandeln von Problemen sowie die Sicherstellung der Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten. Erfolgt die Überwachung hauptsächlich mittels quantitativen Kennzahlen, so wird auch von „Projektcontrolling“ gesprochen.
Ist-Soll-Vergleich
Der Ist-Soll-Vergleich ist das Zentrum der stetigen Überwachung. Dieser findet hauptsächlich zu vorher definierten Zeitpunkten statt. Hier wird bewertet, ob der aktuelle Stand des Projektes mit dem geplanten Stand übereinstimmt. Werden in der zeitlichen Überwachung Abweichungen festgestellt, muss geprüft werden, ob noch ausreichend Pufferzeiten vorhanden sind. Würde sich die Dauer des Gesamtprojektes verzögern, muss unbedingt der Projektplan adaptiert werden.
Ebenso ist eine inhaltliche Überwachung notwendig. Erzielte Zwischenergebnisse müssen auf Qualität und Plausibilität geprüft werden.
Werden korrigierende Maßnahmen definiert, erfolgt die Umsetzung im Rahmen der Projektsteuerung. Welche Maßnahmen getroffen werden, ist von den Prioritäten in Bezug auf die Einhaltung des Projektplans abhängig.
Bei jeglichen Überwachungsergebnissen, welche auf eine Verzögerung oder nicht Erreichen des Projektzieles bzw. –Ende hindeuten, sind die AuftraggeberInnen unverzüglich zu informieren.
Methoden & Werkzeuge für den Ist-Soll-Vergleich
Je komplexer ein Projekt ist, umso wichtiger ist es, vorab ein strukturiertes Berichtswesen des Ist-Soll-Vergleichs zu definieren. Welche Inhalte und in welcher Form die Ergebnisse an AuftraggeberInnen oder Projektlenkungsausschuss zu übergeben sind sowie zeitliche Abstände der einzelnen Soll-Ist-Vergleiche sollte vorab festgesetzt werden.
Im Folgenden werden grafische und berichtsorientierte Methoden des Berichtswesens vorgestellt.
Grafischorientierte Methoden
Balkenplananalyse
Balkenpläne eignen sich sehr gut, um den aktuellen Projektstand darzustellen. Hierfür kann der in der Projektplanung erstellte Balkenplan mit der Darstellung des tatsächlichen Ist-Zustandes zu einem bestimmten Zeitpunkt ergänzt werden. Der Ist-Zustand kann beispielsweise über die prozentuale Fertigstellung der einzelnen Arbeitspakete dargestellt werden.
Netzplananalyse
Bei Netzplänen werden Arbeitspakete, welche bereits beendet wurden, doppelt durchgestrichen. Arbeitspakete, die gerade bearbeitet werden, sind mit einer Linie durchgestrichen. Die prozentuelle Fertigstellung der einzelnen Pakete könnte noch ergänzt werden. Eine Datumslinie kann jedoch nicht eingezeichnet werden.
Meilensteintrendanalyse
Die Meilensteintrendanalyse konzentriert sich auf die Überwachung der Meilensteine. Ein Koordinatensystem stellt in der x-Achse die Berichtszeitpunkte dar und in der y-Achse die jeweiligen Meilensteintermine. Zu jedem Berichtstermin werden die geschätzten und geplanten Meilensteintermine eingetragen. Dadurch entsteht im Laufe des Projektes ein Meilensteintrenddiagramm. Eine aufsteigende Linie würde Verzögerungen im Projekt visualisieren.
Grafik Meilensteintrendanalyse (Quelle: https://www.projektmanagementhandbuch.de/handbuch/projektrealisierung/meilensteintrendanalyse/)
Ampelmodell
Um alle drei Achsen des „magischen“ Projektmanagementdreiecks zu betrachten, kann das Ampelmodell angewendet werden:
- Grün = Arbeitspaket ist im Bezug einer Achse (Zeit, Ressourcen, Ergebnis) noch im Plan
- Gelb = stellt eine potenzielle Gefährdung des Plans dar
- Rot = Arbeitspaket ist nicht mehr im Plan
Gelbe und rote Ampeln weisen Handlungsbedarf auf.
Berichtsorientierte Methoden
Statusbericht für ein Arbeitspaket
Im Statusbericht eines Arbeitspakets wird der Fortschritt auf allen drei Achsen des „magischen Projektmanagementdreiecks“ betrachtet. Das Ampelmodell wird durch textuelle oder tabellarische Detailinformationen ergänzt.
Statusbericht für das Gesamtprojekt
Projektstatusberichte fassen wichtige Informationen der Verlaufsdokumentation zusammen. Die Termine hierfür sind meist vorab definiert. Der Bericht fokussiert auf das Einhalten der Projektplanung in Anbetracht der drei „magischen Achsen“. Mit diesem Bericht können Abweichungen bzgl. Projektendtermin, Projektziel und Aufwände erkannt werden. Im Bedarfsfall können gegensteuernde Maßnahmen vorgeschlagen werden.
Zwischenbericht für das Gesamtprojekt
Ein Zwischenbericht des Gesamtprojekts fasst wichtige Aussagen der Verlaufs- und Ergebnisdokumentation in detaillierter Form zusammen und werden am Ende von größeren Projektabschnitten erstellt. Die Zeitpunkte dafür sind vorab definiert.
Beispielhafte Gliederung für den Zwischenbericht eines Projektes (Ammenwerth, 2017)
weitere Quelle:
Ammenwerth E. et al. (2015). IT-Projektmanagement im Gesundheitswesen (2. Auflage). Schattauer Verlag. Stuttgart
