Projektdurchführung Teil II – Projektsteuerung, Projektteam und Projektdokumentation
Im ersten Teil der Projektdurchführung haben wir die Aufgaben der Projektleitung und das Thema der Projektüberwachung genauer angesehen. In diesem Artikel werden wir auf die Projektsteuerung sowie Führung der Projektdokumentation und des Projektteams eingehen.
Projektsteuerung
Über die Projektsteuerung wird die planmäßige Durchführung eines Projektes ermöglicht und die in der Projektüberwachung beschlossenen Maßnahmen umgesetzt.
Es ist zu beachten, dass bei der Planung von personellen Ressourcen auch immer die Stimmung und Motivation der ProjektmitarbeiterInnen eine wichtige Rolle spielen. Auch ohne Ressourcenaufstockung kann durch ein Umshiften von Verantwortlichkeiten einzelner Arbeitspakete wieder ein effizienteres Arbeiten erlangt werden.
Führen der Projektdokumentation
Die Projektdokumentation sollte vorab für alle Projektbeteiligten definiert werden. In welcher Art, wo und nach welcher Sortierung die Ablage zu erfolgen hat, muss geregelt sein. Eventuell kann auch ein Dokumentenmanagement(system) unterstützen.
Zwei Arten von Dokumentation sind während der Projektdurchführung zu beachten: die Verlaufs- und die Ergebnisdokumentation. Eine sorgfältige Dokumentation gibt einen schnellen Überblick relevanter Informationen und den Stand des Projektes. Ebenso fällt die Verfassung des Abschlussberichtes bei Projektende leichter.
Die Verlaufsdokumentation bezieht sich auf den Verlauf des Projektes. Das betrifft vor allem die Ergebnisse der Projektüberwachung, wie beispielsweise die Statusberichte. Des Weiteren können sämtliche Protokolle, Erledigungslisten, Richtlinien, Literatur usw. anfallen, welche aufbewahrt werden sollen.
In der Ergebnisdokumentation werden die Ergebnisse der einzelnen Arbeitspakete festgehalten. Art dieser Dokumente ist Projektabhängig. Das könnten Analyseberichte, Pflichtenhefte, Schulungs- und Evaluierungsberichte sein.
Führen des Projektteams
Während des Projektes ist es wichtig eine produktive und entspannte Arbeitsatmosphäre zu bewahren. Der Projektleitung ist das ständige Teammanagement zugeschrieben und sollte sehr feinfühlig die Entwicklungen innerhalb des Projektteams beobachten.
Wichtige Aktivitäten im Rahmen des Teammanagements:
- immer wieder auf die Bedeutung jedes Einzelnen im Projektteam hinweisen sowie offene Wertschätzung gegenüber allen Teammitgliedern
- verbindliche Spielregeln definieren und immer sachlich bleiben
- jederzeit sollten Gespräche/Termine zwischen Projektleitung und Teammitglied möglich sein, um auftretende Probleme rasch klären zu können
- regelmäßige Projektsitzungen
- Informationen über Änderungen und Ergebnisse für das gesamte Projektteam transparent halten
- offensives Konfliktmanagement
- erreichte Meilensteine sollten explizit gefeiert werden.
Rechtzeitiges Einschreiten bei Konflikten ist wichtig, um das Projekt nicht zu gefährden. Regelmäßige Teamsitzungen mit allen ProjektmitarbeiterInnen (Jour Fixes) können hier hilfreich sein.
Unklare Aufgabenverteilung, Termindruck oder absehbare Konflikte mit künftigen AnwenderInnen können Auslöser für Konflikte sein. Warnsignale wie das Nicht-Einhalten von Terminen, abwertende Aussagen, Ablehnung usw. dürfen Seitens Projektleitung auf keinen Fall ignoriert werden.
Es ist wichtig, die Hintergründe rasch zu analysieren, um die Probleme gemeinsam zu lösen. Dass Lösungen bzw. Maßnahmenableitungen von den Konfliktbeteiligten besser akzeptiert werden, sollten diese für jeden Betroffenen Vorteile bringen.
Methoden & Werkzeuge
Im Folgenden möchten wir noch auf weitere unterstützende Methoden und Werkzeuge im Bereich der Projektdurchführung eingehen.
Sitzungsmanagement
Gemeinsame Sitzungen während des Projektes sind wichtig. Informationen können an mehrere Personen verteilt werden und die Möglichkeit des gegenseitigen Austausches ist gegeben. Damit der Ablauf von Sitzungen effizient und zielgerichtet stattfindet, können einige Punkte beachtet werden.
Vorbereitung einer Sitzung:
- Ziele der Sitzung klären
- prüfen, ob die Sitzung wirklich notwendig ist und welche Personen teilnehmen sollten
- Termin, Zeit und Ort der Sitzung sind zu definieren und zu kommunizieren
- Tagesordnung für die inhaltlichen Punkte der Sitzung erstellen
- rechtzeitige Einladung an TeilnehmerInnen mit Information über Ziel und Tagesordnung sowie ggf. notwendiger Unterlagen
- Bereitstellung und Organisation entsprechender Räumlichkeiten, technischer Ausstattung und Verpflegung
Durchführung einer Sitzung:
- pünktlichen Beginn und Ende der Sitzung gewährleisten
- ProtokollführerIn definieren
- bei Bedarf Pausengestaltung gemeinsam festlegen
- kurzer Einstieg in das Ziel der Sitzung
- Vorstellung der Tagesordnung
- straffe und zielorientierte Führung der Sitzung
- klare Festlegung der zu erledigenden Aufgaben
- Vereinbarung des nächsten Sitzungstermins
Nachbereitung einer Sitzung:
- zeitnahe Erstellung und Aussendung des Protokolls (Datum, Beteiligte, Ergebnisse)
- Erledigungsliste erstellen und beifügen
- prüfen, ob vereinbarte Aufgaben termingerecht durchgeführt wurden
Mündliche Präsentationen
Während eines Projektes müssen Status und Ergebnisse präsentiert werden. Bei mündlichen Präsentationen ist der Eindruck der Präsentation und die Professionalität der Vortragenden von großer Bedeutung. Folgende Checkliste kann helfen mündliche Präsentationen vorzubereiten:
- Rahmenbedingungen klären (Anlass, Technik, TeilnehmerInnen, Verpflegung, zeitlicher Rahmen, …)
- Zielgruppe definieren
- Zielsetzung bestimmen
- Aufbau und Inhalte der Präsentation festlegen
- Vorbereitung und Einüben der Präsentation
Schriftliche Präsentationen
Auch schriftliche Präsentationen des Projektverlaufs müssen verfasst werden. Auch hier ist der erste Eindruck wichtig. Man sollte auf einheitliche Vorlagen, ansprechendes Titelblatt, Übersichtlichkeit und auf eine korrekte sowie klare Sprache achten. Folgende Checkliste kann das Erstellen schriftlicher Präsentationen unterstützen:
- Dokument soll sich an Lesergruppe und Zielsetzung anpassen
- Definition der Gliederung bzw. Verwendung von einheitlichen Vorlagen
- notwendiger/relevanter Umfang des Dokuments
Quelle:
Ammenwerth E. et al. (2015). IT-Projektmanagement im Gesundheitswesen (2. Auflage). Schattauer Verlag. Stuttgart
