Projektplanung Teil III – Ressourcenplanung und Risikoanalyse
In diesem Artikel unserer kleinen Serie zum Thema IT-Projektmanagement, werden wir auf die Schritte der Ressourcenplanung und Risikoanalyse im Bereich der Projektplanung eingehen.
Die Ressourcenplanung
Innerhalb der Ressourcenplanung ist es notwendig, allfällige Ressourcen pro Arbeitspaket zu ermitteln und festzuhalten. Das kann folgende Aufwände betreffen:
- personelle Ressourcen
- materielle Ressourcen (z.B.: Hard-, Software, sonstige Materialien, …)
- räumliche Ressourcen (z.B.: Schulungsräume)
Ablauf- und Ressourcenplanung beeinflussen sich gegenseitig.
Im nächsten Schritt der Ressourcenplanung werden die Arbeitspakete nun zu konkreten MitarbeiterInnen zugeordnet. Hierbei ist darauf zu achten, dass die gesamten Aufwände der Arbeitspakete für einzelne Personen in der zur Verfügung stehenden Zeit realisierbar sind. Ebenso sollten die Fähigkeiten und Kenntnisse der einzelnen MitarbeiterInnen bei der Zuordnung der Arbeitspakete bedacht werden.
Im letzten Schritt werden die Gesamtaufwände des Projekts ermittelt, indem alle notwendigen Ressourcen der einzelnen Arbeitspakete addiert werden. Zur Ermittlung der Gesamtkosten müssen alle Ressourcen in monetäre Einheiten umgerechnet werden. Das heißt, dass personelle Ressourcen über einen Stundensatz zu Personalkosten und materielle Ressourcen über Anschaffungskosten definiert werden.
Das Ergebnis dieser Phase ist der Ressourcenplan. In diesem sind jegliche Aufwände pro Arbeitspaket aufgelistet und die Zuständigkeiten definiert. Ebenso werden die gesamten Personalaufwände und Kosten des Projektes festgehalten.
Methoden und Werkzeuge
Aufwandschätzmethode Arbeitspakete
Ammenwerth (2015) hat eine Formel zur Errechnung der Dauer eines Arbeitspakets festgehalten:
Formel zur Errechnung der Dauer eines Arbeitspaketes (Ammenwerth, 2015)
Der Personalaufwand wird in Personenmonaten angegeben.
Der notwendige Personalaufwand ist oft schwierig einzuschätzen. Daher ist es auch hier sinnvoll, eigene Erfahrungswerte oder ExpertInnenmeinungen zu berücksichtigen. Hierzu kann in der Aufwandschätzung die Schätzklausur nach der Delphi-Methode angewendet werden.
Aufgabenverteilung im Team
Nach der Ressourcenplanung sind für alle Projektbeteiligte gewisse Aufgaben zugewiesen. Um einen Überblick für alle zu erhalten, ist eine personenbezogene Darstellung der anstehenden Tätigkeiten sinnvoll. Das kann beispielsweise mit einer Aufgabenliste oder einer Verantwortlichkeitsmatrix (RACI-Matrix) umgesetzt werden.
In der Aufgabenliste werden zu einzelnen ProjektmitarbeiterInnen die jeweiligen Aufgaben in einer Aufzählung dargestellt.
In der RACI-Matrix werden die Zuständigkeiten der einzelnen ProjektmitarbeiterInnen in Bezug auf die einzelnen Arbeitspakete detailliert dargestellt. Das Raci-Chart unterscheidet folgende Verantwortungen:
- Responsible: Durchführungsverantwortung
- Accountable: Kostenverantwortung
- Consulted: Fachverantwortung
- Informed: Informationsrecht
Anführung eines Raci-Charts (Quelle: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/methoden/projektorganisation/raci-matrix/)
Risikoanalyse
Struktur-, Ablauf- und Ressourcenplanung wurden ausgearbeitet, nun könnte mit der Projektdurchführung gestartet werden.
Es ist jedoch sinnvoll, wenn gewisse Risiken oder Probleme vor Projektstart aufgedeckt werden.
Hierzu können folgende Fragen bearbeitet werden:
- Welche potentiellen Probleme können während des Projektablaufs eintreten?
- Wie wahrscheinlich ist das Eintreten dieser Probleme?
- Wie gravierend wäre das Eintreten dieser Probleme für das Erreichen der Projektziele?
Werden Probleme identifiziert, die wahrscheinlich eintreten werden und gravierende Probleme verursachen würden, sollte folgendes festgehalten werden:
- Mit welchen Maßnahmen könnte das Eintreten dieser Probleme verhindert werden?
- Wie sollte man am besten reagieren, wenn das Problem tatsächlich eintrifft?
Ein Risikoplan ist daher von Vorteil, da Risiken eines Projekts reduziert werden können.
Methoden und Werkzeuge
Risikoanalyse
Eine Risikoanalyse erhebt Art, Wahrscheinlichkeit und Schweregrad von potenziellen Problemen eines Projekts. Mittels Kreativitätsmethoden können potenzielle Probleme identifiziert werden. Brainstorming und Mind-Mapping können auch zur Abschätzung der Wahrscheinlichkeit und der Schwere der einzelnen Risiken eingesetzt werden.
Die Risiken können zu Kategorien geordnet werden. Das können beispielsweise Risiken in einer Projektaufgabe oder im Projektmanagement sein aber auch im emotionalen Umfeld oder im fachlichen Wandel.
Für die Maßnahmenableitung werden die Risiken in Risikogruppen eingeordnet.
Für die Risikobewertung gilt folgende Faustregel: Je höher die Wahrscheinlichkeit ist, dass ein schwerwiegendes Problem eintritt, umso höher ist das Risiko und umso größer sind die Aufwände zur Vermeidung des Problems oder Behebung der Auswirkungen.
Ansicht einer Risikobewertung (Quelle: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/methoden/projektrisiken/risiken-bewerten-funktionierts/)
Verabschiedung des Projektplans
Alle Informationen, welche in der Projektplanung erarbeitet wurden, werden zu einem schriftlichen Projektplan zusammengeführt. Dieser beinhaltet auch Inhalte aus dem Projektauftrag.
typische Gliederung eines Projektplans, Ammenwerth (2015)
Der von der Projektleitung erstellte Projektplan wird den AuftraggeberInnen vorgelegt. Sind diese mit dem Projektplan einverstanden, so kann der Projektplan verabschiedet werden. Das erfolgt in schriftlicher Form, in dem der Projektplan unterschrieben wird. Wird der Projektplan bei einem Lenkungsausschuss eingereicht, so wird von diesem der Projektplan abgenommen.
Sind nach der Verabschiedung des Projektplans Änderungen bzw. Verfeinerungen im Projektplan notwendig, so sind diese im Dokument anzupassen und die überarbeitete Version muss erneut verabschiedet werden. Alle Änderungen sollten auf den ersten Basis-Projektplan bezogen werden, sodass dieser als Referenzplan herangezogen werden kann.
weitere Quelle:
Ammenwerth E. et al. (2015). IT-Projektmanagement im Gesundheitswesen (2. Auflage). Schattauer Verlag. Stuttgart
