Alles beginnt mit einer Idee
Wir alle hatten schon viele Ideen und träumten von den unterschiedlichsten Vorhaben und deren Ergebnissen. Eine vage Idee muss jedoch erst konkretisiert werden, um das Vorhaben in einem Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Die Idee muss also meist in Zusammenarbeit mit EntscheidungsträgerInnen und weiteren Betroffenen zu einem konkreten Projektauftrag geformt werden.
Projektinitiierung
Nach DIN 69901 wird die erste Phase eines Projektes auch als Initialisierungsphase bezeichnet. Darunter wird die Gesamtheit der Tätigkeiten und Prozesse zur formalen Initialisierung eines Projektes verstanden.
Mit der Projektidee sind bereits grobe Vorstellungen vorhanden aber noch viele Details und Fragen offen. Die Initialisierungsphase beschäftigt sich mit der Projektfreigabe, den Zuständigkeiten, die Bestimmung der Projektleitung und einer Skizze der Projektziele.
Diese Phase darf nicht unterschätzt werden. Fehler, die hier passieren, können fatale Auswirkungen auf die weiteren Projektphasen haben oder bis zum Scheitern des Projektes führen.
Ein Projekt braucht smarte Ziele
Die Projektziele sind ein wesentliches Element der Projektidee und des Projektauftrags. Unklare und unvollständige Ziele können bei den Projektbeteiligten unterschiedliche Vorstellungen bei der Projektdurchführung verursachen. Zur Projektabgrenzung benötigt es Nicht-Ziele.
Im schlimmsten Fall kann das Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen werden, weil die Ziele nicht erfüllt wurden oder zu viel Interpretationsraum geben.
Projektziele sollten daher SMART definiert werden:
SMARTE Zielformulierung
Wenn keine genauen Lösungen für das Projekt vorgegeben sind, sollte zusätzlich auf eine lösungsneutrale Formulierung der Projektziele geachtet werden. Das Ziel soll nur den anzustrebenden Zustand oder das Ergebnis beschreiben. Dies verhindert, dass das Projektteam bei der Methodenwahl von Beginn an eingeschränkt ist.
Enthält die Projektidee umfangreiche Zielsetzungen, so hilft es diese in einer sogenannten Zielhierarchie zu ordnen. Hier kann beispielsweise ein Projektzieleplan unterstützen:
Beispiel eines Projektzieleplans (https://www.fritz.tips/projektziele-smart-definieren/)
Die Projektziele werden zwischen AuftraggeberIn und AuftragnehmerIn abgestimmt. Es ist für den Erfolg des Projektes jedoch sinnvoll, wenn weitere Interessensgruppen von Beginn an einbezogen werden. Dies kann die spätere Akzeptanz der Projektergebnisse unterstützen.
Es folgt der Projektauftrag
Wird von allen bisher Beteiligten das Projekt befürwortet, so kann der Projektauftrag erstellt werden. Ein Projektauftrag sollte folgende Informationen enthalten:
typische Gliederung eines Projektauftrags (vgl. Ammenwerth et al.)
AuftragnehmerIn des Projektes sollte vor Annahme des Projektauftrages sorgfältig prüfen, ob die gesetzten Projektziele mit den geplanten Mitteln in der vorgegebenen Zeit auch wirklich realisierbar sind.
Mit der Unterschrift der AuftraggeberIn ist der Projektauftrag offiziell erteilt.
Projektorganisation definieren
Die Projektorganisation sowie deren Rollen und Aufgaben haben wir bereits in unserem Artikel “Management von Projekten” beschrieben. Die einzelnen Rollen können bereits durch den Projektauftrag vorgegeben sein oder die erste Aufgabe der/s Auftragnehmerin/s besteht durch die Definition der Projektorganisation.
mögliche Darstellung der Projektorganisation eines komplexen Projektes (https://www.evorlagen.com/projektmanagement/projektorganisation-gratis/)
Das Projektumfeld von Beginn an berücksichtigen
Jedes Projekt hat sachliche und fachliche Umfeldfaktoren. Diese können positiv aber auch negativ auf das Projekt wirken.
Projektumfeld (https://www.gpm-blog.de/jedes-projekt-hat-auch-ein-umfeld/)
Hierfür ist eine Projektumfeldanalyse hilfreich. Mit dieser Analyse können frühzeitig Potenziale und mögliche Problemfelder erkannt werden, welche sich durch Abhängigkeiten mit anderen Personengruppen aus dem Projektumfeld ergeben. So können unterschiedliche Interessensgruppen (Stakeholder) identifiziert und in der Projektorganisation integriert oder zumindest bei der Umsetzung des Projektes berücksichtigt werden.
Die Analyse kann beispielsweise nach sozialen und sachlichen Umfeldfaktoren erfolgen oder sich auch auf interne/externe sowie direkt/indirekte Faktoren beziehen. Die Ergebnisse können in einer Tabelle, Mind-Map oder Grafik abgebildet werden. Im Internet findet ihr die unterschiedlichsten Varianten.
möglicher Aufbau einer Umfeldanalyse (https://www.gpm-blog.de/jedes-projekt-hat-auch-ein-umfeld/)
Das Kick-off-Meeting
Zum sogenannten „Startschuss“ eines Projektes wird von der Projektleitung ein Kick-off-Meeting organisiert. Kick-offs dienen vor allem zur Teambildung und Motivation des Projektteams.
Folgende Ziele stehen hinter dem Kick-off-Meeting:
– Projektbeteiligte motivieren
– das Projektteam wird über den Projektauftrag informiert
– gegenseitiges Kennenlernen
– Informationen über Rollen- und Aufgabenverteilung
– Definition von Regeln für zB Projektdokumentation, Spielregeln
– Fragen klären
Ergebnisse und vor allem die Spielregeln sollten protokolliert werden.
weitere Quelle:
Ammenwerth E. et al. (2015). IT-Projektmanagement im Gesundheitswesen (2. Auflage). Schattauer Verlag. Stuttgart
